Od przeciążonego portfela
do sterowalnego
pipeline’u
Dla europejskiej firmy produkcyjnej zatrudniającej ponad 600 osób, realizującej równolegle ponad 200 złożonych projektów przemysłowych łączących obszar technologii, projektowania, narzędzi, produkcji komponentów, jakości oraz przygotowania produkcji seryjnej, uporządkowaliśmy proces zarządzania projektami, wdrożyliśmy spójny model zarządzania portfelem oraz zautomatyzowaliśmy przygotowanie harmonogramów.
HARMONOGRAM – AKTYWNE PROJEKTY
WIDOK HARMONOGRAMU – FAZY PROJEKTU
Punkt wyjścia: portfel,
który wymykał się spod
kontroli
Organizacja zarządzała dużą liczbą równolegle realizowanych projektów produkcyjnych.
Dane były rozproszone pomiędzy kilka systemów, harmonogramy wymagały wielu ręcznych korekt, a status projektów nie zawsze odpowiadał aktualnej sytuacji operacyjnej. Przy ponad 200 aktywnych projektach coraz trudniejsze stawało się jednoznaczne określenie priorytetów, przeciążeń zasobów oraz projektów wymagających interwencji
Ponad 200 projektów
realizowanych jednocześnie w jednym czasie.
Rozproszone dane
w wielu źródłach i brak spójnego obrazu portfela.
Ręczne planowanie
i aktualizacja harmonogramów pochłaniająca czas zespołów.
Brak priorytyzacji
przejrzystych zasad priorytetów i decyzji.
Niska przewidywalność
terminów realizacji projektów.
Cztery kroki
do sterowalnego portfela
Analiza i porządki w danych
Uporządkowaliśmy źródła danych projektowych i przygotowaliśmy je do automatycznego przetwarzania.
Automatyczne generowanie harmonogramów
Zbudowaliśmy i wdrożyliśmy narzędzie automatycznie tworzące harmonogramy z zamówień i specyfikacji klienta.
Praca zespołów w rytmie
Wprowadziliśmy jasne role i rytm pracy: planowanie, aktualizacje, przeglądy i decyzje.
Przejrzystość i kontrola
Stworzyliśmy przejrzyste raportowanie, analizy scenariuszy i monitorowanie postępu projektów.
EFEKTKrótszy czas obsługi projektów,
mniej opóźnień, lepsze wykorzystanie zasobów.
Trzy filary,
jeden spójny system
Wdrożenie nie polegało na stworzeniu pojedynczego narzędzia. Połączyliśmy automatyzację, wymianę danych, analizę zasobów oraz nowy rytm zarządzania.
Governance i kadencja
Tygodniowy rytm PMO, Komitet Sterujący, jasne punkty decyzyjne, odpowiedzialności i zasady eskalacji.
Automatyzacja harmonogramów
Generator oparty na regułach procesu, danych wejściowych, czasach trwania i kompetencjach.
Kontrola danych i statusów
Porównywanie stanu aktualnego z oczekiwanym, kontrola jakości danych, obsługa wyjątków i ręcznych przeglądów.
Z czego składa się
wdrożony system
Wdrożenie nie polegało na stworzeniu pojedynczego narzędzia. Połączyliśmy automatyzację, wymianę danych, analizę zasobów oraz nowy rytm zarządzania.
Sześć etapów, jeden ciągły przepływ
Proces objął cały cykl projektu produkcyjnego, od technologii do przygotowania produkcji seryjnej.
Od zamówienia do gotowego harmonogramu, bez ręcznej roboty
Narzędzie analizuje dane wejściowe, strukturę projektu, reguły procesu, decyzje dotyczące zakresu, czasy trwania oraz wymagane kompetencje, a następnie automatycznie przygotowuje gotowy harmonogram do dalszego wykorzystania w środowisku zarządzania projektami.
Podstawą działania są m.in. wybór projektów, dane źródłowe, ustawienia czasów i kompetencji oraz generowanie wynikowych plików projektowych.
klienta
produktu
(pre-technologia)
harmonogramu
projektowego
Gdzie jest wąskie gardło i jak je odblokować
Rozwiązanie pozwala monitorować obciążenie kluczowych kompetencji oraz sprawdzać, jak zmiany organizacyjne wpływają na termin zakończenia projektu.
PMO widzi wyjątki, zanim staną się problemem
Rozwiązanie nie ogranicza się do generowania harmonogramu. Mechanizm porównuje również aktualny status z oczekiwanym stanem wynikającym z danych źródłowych. Rozróżnia przypadki wymagające aktualizacji, pozostawienia bez zmian oraz ręcznego przeglądu. Dzięki temu PMO otrzymuje kontrolę jakości danych i może szybko identyfikować wyjątki przed publikacją zmian.
ZakresZatwierdzono
ZasobyW realizacji
RyzykoDo decyzjiRytm tygodnia, który utrzymuje portfel w ruchu
Zaprojektowaliśmy tygodniowy rytm zarządzania portfelem obejmujący PMO, Project Managerów, działy operacyjne oraz Komitet Sterujący. Określiliśmy odpowiedzialności, momenty aktualizacji danych, zasady eskalacji oraz punkty decyzyjne.
Poniedziałekprzegląd danych i przygotowanie
Wtorekpriorytety, ryzyka i decyzje
Środasynchronizacja zasobów
Czwartekpublikacja harmonogramów
Piątekkontrola postępu i wyjątków
Informacja zwrotna i ciągłe doskonalenieRytm pracy i procesy spisane w jednym miejscu
Elementem rozwiązania był również Handbook 2.0 – praktyczny opis tygodniowej kadencji zarządczej, ról PMO, odpowiedzialności poszczególnych uczestników procesu oraz przebiegu kluczowych procesów.
Role PMO i odpowiedzialności
Przebieg kluczowych procesów
Punkty decyzyjne i eskalacje
Rytm tygodniowej kadencji
Uruchomienie projektu
Aktualizacja harmonogramu (ETTC)
Zmiany w projekcie
Zarządzanie poprawkami
Zobowiązania wykonawcze działów
Raportowanie i wskaźniki
Lekcje wyciągnięte
Liczby, które
mówią same za siebie
Wdrożenie nie polegało na stworzeniu pojedynczego narzędzia. Połączyliśmy automatyzację, wymianę danych, analizę zasobów oraz nowy rytm zarządzania.
projektów w portfelu objętych jednym modelem zarządzania
redukcji czasu przygotowania harmonogramów
szybsze aktualizacje i raportowanie
Lepsza przewidywalność
i dotrzymywanie terminów realizacji
Mniej pracy ręcznej
przy przygotowaniu i aktualizacji harmonogramów
Lepsza jakość danych
i większa kontrola statusów
Szybsza identyfikacja
wyjątków i projektów wymagających decyzji
Lepsze wykorzystanie zasobów
dzięki analizie obciążeń i scenariuszy
Gotowość do skali
i dalszej automatyzacji procesów
Masz podobny proces,
który wymaga uporządkowania
lub automatyzacji?
Porozmawiajmy o Twoim procesiePokaż nam, jak dziś działa. Sprawdzimy, które elementy można połączyć, uprościć i zautomatyzować.